Administración de Activos Empresariales 

Walter Andriani 
Director General de Datastream Systems de México 
InTech México Automatización,  
Edición Abril  – Junio 2003.


La tecnología consiente el cambio cuando vuelve más productivos y rentables a los individuos y a las empresas.


Áreas de oportunidad en su implementación

Las soluciones de administración de activos empresariales (EAM, por sus siglas en inglés), organizan las tareas de mantenimiento, controlan las operaciones de reparación para los activos empresariales de capital, como los equipos y sus facilidades, e integralmente, se encargan de la administración de los recursos materiales y humanos para optimizarlos y disminuir los gastos de operación. 

Las compañías generalmente se concentran en un sólo objetivo: lograr un retorno económico. Para ello, es necesario mantener los activos empresariales como la maquinaría, el equipo y el transporte en perfectas condiciones para obtener los mejores desempeños, generando de esta manera una mejora en la productividad y en la rentabilidad de la compañía. Las áreas de aplicación de un sistema EAM se pueden observar dentro de las industrias: Manufactura Discreta, Manufactura de Proceso, Empresas de Transporte, Farmacéuticas, Laboratorios, Telecomunicaciones y toda aquella empresa que cuente con activos para administrar. 

La tecnología permite el cambio, sin embargo, es importante aclarar que no lo dirige. Parece acertado afirmar que la tecnología consiente el cambio cuando vuelve más productivos y rentables a los individuos y a las empresas. Justamente, un EAM es el soporte tecnológico para lograr la productividad y la rentabilidad requerida de acuerdo con las políticas de mantenimiento de una compañía. 

¿Sistemas de administración de activos empresariales (EAM)? 

Definamos un EAM como un sistema integrado que permite manejar todos los aspectos de la operación de mantenimiento, que consta de módulos que administran los equipos, los inventarios de refacciones, las tareas y trabajos -tanto de ejecución directa como de ejecución planificada (mantenimientos correctivos, preventivos, predictivos y de inspección)-, las órdenes de trabajo, los presupuestos, las compras y el manejo de los recursos humano3. Todos estos módulos permiten el manejo de los equipos, tanto en su formato físico como contable, y permiten optimizar la cadena de suministros y compras, manejan los recursos humanos tanto propios como externos, reducen los riesgos de operación e incrementan la rentabilidad. 

Particularmente, podemos definir un EAM como el historial de los activos de la empresa que genera una base de conocimiento, ayudándonos a organizar el área de mantenimiento; que permite planificar los trabajos y recursos, para finalizar en la garantía de procesos consistentes. Pero fundamentalmente, es un justificador de la gestión de mantenimiento, ya que en forma sencilla, con los indicadores de desempeño, reportes o consultas, permiten explorar y analizar la información de gestión y costos que justifican las tareas ya realizadas y las que se realizarán. Por ejemplo, retorno sobre las Inversiones (ROl) en la vida de los activos mediante aplicación de estrategias de mantenimiento correctivo, preventivo y predictivo; integración de herramientas de MRO con catálogos de materiales, inventarios, y mantenimiento por órdenes de trabajo en planta; optimización de eficiencia en equipos y disminución de inventarios; automatización de proveedores clave y promoción de procesos operacionales de colaboración. 

Ventajas de corto plazo de un EAM  

 Existen una diversidad de ventajas a corto plazo, denominadas de esta manera por ser resultados que se obtienen de manera inmediata a la instalación e implementación de un EAM, por ejemplo: 

  1. Estandarización de órdenes de trabajo: las estandarizaciones de las órdenes de trabajo nos permiten reducir tiempos de mantenimiento y tiempos de papeleo.
  2. Decrecimiento del tiempo de trabajo: al tener toda la información combinada en una localización central nos permite reducir tiempos de mantenimiento y tiempos de papeleo. Estos sistemas definen trabajos en todos sus esquemas: correctivos, inspectivos, preventivos o predictivos, donde se detallan de forma sencilla las tareas que deben realizar los ejecutores o responsables de mantenimiento: las refacciones, materiales auxiliares, herramientas y los tiempos de mano de obra por especialidad previstos para la ejecución del trabajo. Toda ésta información que se encuentra disponible en forma instantánea permite disminuir los tiempos y la logística de ejecución.
  3. Reducción de tiempos de paro de los equipos: el registro permanente y seguro ayudará a la reducción de tiempos de paro de los equipos, ya que el acceso rápido y efectivo hacia el historial de los trabajos realizados por un activo, dependiendo el tipo de equipo, permite realizar un análisis de la factibilidad de falla o bien analizar los causales de ésta en caso de que suceda. Inmediatamente a su implementación,un EAM nos permite conocer ¿cuál es el valor comercial justo de nuestros activos?, ¿dónde se encuentran?, ¿cuál es el historial de trabajo?, ¿cómo se están utilizando? y saber si se encuentran o no en periodo de garantía.

Beneficios generales de implementar un EAM 

La buena implementación de un EAM, nos permitirá: 

  1. Un incremento de productividad en la mano de obra: al definir la duración y las especialidades necesarias para ejecutar las tareas, se puede establecer una proyecciónen el tiempo, definiendo de forma muy clara las necesidades de mano de obra en tiempo y en costo, evitando así los tiempos extras que regularmente se traducen en costos adicionales o contratación de mano de obra externa.
  2. Una reducción de inventarios: definir los materiales críticos para la ejecución de mantenimiento y conocer, por medio de proyecciones de los trabajos a realizar, cuáles son las refacciones que usaremos y su tiempo de entrega, nos permitirá disminuir los inventarios, ya que sólo tendremos en el almacén las refacciones necesarias. De esta forma podemos eliminar los excesos de inventario de la empresa.
  3. Una reducción de costo de materiales: si conocemos las necesidades proyectadas de compras de refacciones o servicios, podemos adquirir materiales -léase refacciones- en forma planificada. De esta forma es posible negociar con los proveedores mejores precios.
  4. Un incremento en la disponibilidad de los equipos: tener en forma rápida y fehaciente las tareas de mantenimiento definidas en el sistema, permite expandir las capacidades de la planta por el incremento del uso de los equipos y su rendimiento.
  5. Mejor recuperación por garantías: esta es una de las áreas de mayor oportunidad, ya que los logros que se obtienen por el reclamo de garantías de los equipos son unos de los más altos. Pensemos que no llevar un control de garantías para cientos o miles de equipos, puede ocasionar que le estemos dando mantenimiento, con los costos de mano de obra y refacciones que ello implica, a dispositivos que estén todavía bajo la cobertura de la garantía del fabricante o del distribuidor.
  6. Cumplir con las normas internacionales: sólo como ejemplo, en las compañías farmacéuticas que exportan medicamentos o subproductos a los Estados Unidos, sus sistemas deben cumplir con las normas del FDA Titulo 21 Sección 11.

 Características EAM en un mundo globalizado 

Existen en el mercado diversas ofertas de soluciones EAM, por lo que es muy importante establecer un criterio de selección apropiado, basado en las siguientes capacidades específicas: 

  1. Arquitectura web. Deben ser posibles de acceder por un browser estándar desde cualquierubicación (acceso remoto).
  2. Capacidad de centralización. Deben operar en forma centralizada (reducción de costode administración).
  3. Organización múltiple. Deben tener la capacidad de compartir información y datos entrediversas organizaciones de las compañías, aunque con lineamientos precisos para podercontrolar los accesos a la información crítica. 
  4. Integración con múltiples sistemas. En un mundo globalizado, donde continuamentelas empresas están pasando de unas manos a otras, es posible que en diferentes lugaresgeográficos utilicen distintos sistemas de gestión de recursos empresariales (ERP). 
  5. Monedas y lenguajes múltiples.
  6. Documentos en la base de datos, para compartir la información sin importar donde se encuentre el usuario.
  7. Husos horarios (time zones).

ACERCA DEL AUTOR 

Datastream Systems ayuda a las compañías a asegurar la eficiencia de sus plantas a través de una administración inteligente, tanto de sus activos como de sus compras industriales en línea. Los productos y servicios de la compañía ayudan a una amplia gama de clientes de 129 países -incluso a más del 60 por ciento de compañías Fortune 500  a aumentar el tiempo de actividad de sus equipos, a reducir sus costos de mantenimiento, reparaciones y operaciones, ya racionalizar sus procesos de compras comerciales. La compañía ha vendido más de 60,000 sistemas en el mundo entero, lo que representa más del 55 por ciento de la cuota unitaria de mercado en CMMS/EAM. 

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